Privacyverklaring
Ordenic werkt met informatie over hoe jouw bedrijf werkt. Daar gaan we zorgvuldig mee om. Op deze pagina lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, hoe lang, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. Deze verklaring volgt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
1. Wie wij zijn
Ordenic is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website. Onze gegevens:
- Handelsnaam
- Ordenic
- info@ordenic.io
Ordenic heeft geen functionaris gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor een organisatie van onze omvang en met onze activiteiten niet verplicht. Vragen over privacy kun je sturen naar het e-mailadres hierboven.
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
Afhankelijk van de situatie hebben wij een andere rol.
Website, contact en accounts
Voor gegevens die je ons zelf geeft, bijvoorbeeld als je mailt of een account aanmaakt, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Deze verklaring gaat daarover.
Procesinformatie van klanten
Als een organisatie haar processen in het Ordenic-platform analyseert, kunnen documenten en antwoorden namen, functies of werkzaamheden van medewerkers bevatten. Die gegevens verwerken wij in opdracht van die organisatie. De organisatie is dan verantwoordelijke en wij zijn verwerker. De afspraken daarover leggen we vast in een verwerkersovereenkomst.
3. Welke gegevens, waarvoor en hoe lang
We verwerken niet meer gegevens dan nodig. Hieronder staat per situatie welke gegevens het zijn, met welk doel, op welke wettelijke grondslag en hoe lang we ze bewaren.
| Situatie | Gegevens | Doel | Grondslag (AVG art. 6) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| Je neemt contact op | Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, inhoud van je bericht | Je vraag beantwoorden en een eventuele samenwerking voorbereiden | Gerechtvaardigd belang, of stappen vóór een overeenkomst | Tot 2 jaar na het laatste contact |
| Je gebruikt het platform | Naam, e-mailadres, organisatie, rol, inlogmomenten | Je toegang geven en het platform leveren | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang je account bestaat, plus 30 dagen |
| Procesanalyse in het platform | Geüploade documenten, antwoorden op vragen, procesgegevens. Deze kunnen namen en functies van medewerkers bevatten | De analyse uitvoeren die de klant ons vraagt | Wij verwerken namens de klant; de klant bepaalt de grondslag | Zoals afgesproken in de verwerkersovereenkomst. Standaard verwijderd binnen 30 dagen na afloop van de pilot of overeenkomst |
| Je geeft feedback in het platform | Je bericht, de pagina waar je was, je gebruikersaccount | Het platform verbeteren | Gerechtvaardigd belang | Tot 2 jaar na ontvangst |
| Je bezoekt de website | IP-adres, tijdstip en technische gegevens in serverlogs van de hostingpartij | De website veilig en werkend houden | Gerechtvaardigd belang | Volgens de termijnen van de hostingpartij, zo kort mogelijk |
| Facturatie (bij betaalde diensten) | Bedrijfsgegevens, contactpersoon, factuurgegevens | Administratie en belastingaangifte | Wettelijke verplichting | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
Wij vragen geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheid of godsdienst. Staan die per ongeluk in een geüpload document, laat het ons weten, dan verwijderen we ze.
4. Hoe wij AI inzetten
Het Ordenic-platform gebruikt een taalmodel (Claude van Anthropic) voor twee taken: het lezen van geüploade documenten en het formuleren van vragen over je proces. Je ziet in het platform wanneer je met een AI-onderdeel werkt.
- Voorstellen, geen waarheid. Wat het taalmodel uit een document haalt, is een voorstel. Het telt pas mee als een mens het heeft bevestigd.
- De diagnose volgt vaste regels. Bevindingen, scores en berekeningen komen uit controleerbare rekenregels, niet uit het taalmodel.
- Geen geautomatiseerde besluiten over personen. Ordenic neemt geen besluiten over individuen die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins aanmerkelijk treffen (AVG art. 22). Beslissingen neemt altijd de klant.
- Geen training op jouw gegevens. Volgens de zakelijke voorwaarden van Anthropic worden gegevens die via de API worden aangeleverd niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
5. Wie gegevens ontvangt
We verkopen geen gegevens en delen ze niet voor marketingdoeleinden. We schakelen wel dienstverleners in die gegevens namens ons verwerken. Met hen hebben we verwerkersafspraken.
| Dienstverlener | Waarvoor | Locatie van de verwerking |
|---|---|---|
| Supabase | Database, inloggen en bestandsopslag van het platform | Europese Unie (Ierland) |
| Vercel | Hosting van de website en het platform | Verwerking kan ook buiten de EER plaatsvinden |
| Anthropic | AI-verwerking van documenten en vragen | Verenigde Staten. Via de API aangeleverde gegevens worden standaard binnen 30 dagen verwijderd |
| Resend | Versturen van inlog- en uitnodigingsmails | Verwerking kan ook buiten de EER plaatsvinden |
Daarnaast kunnen we gegevens verstrekken als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Opgeslagen gegevens van het platform staan binnen de Europese Unie. Voor de AI-verwerking en sommige technische diensten gaan gegevens tijdelijk naar de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft: de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en waar van toepassing het EU-VS Data Privacy Framework. Wil je een kopie van deze waarborgen, mail ons dan.
7. Beveiliging en datalekken
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen. Onder meer:
- Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS).
- De gegevens van elke klantorganisatie staan in een eigen, afgeschermde omgeving.
- Inloggen gaat via een persoonlijke e-maillink, zonder wachtwoorden die kunnen uitlekken.
- Alleen wie het voor zijn werk nodig heeft, krijgt toegang.
Gaat er toch iets mis, dan melden we een datalek waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Betreft het gegevens die we voor een klant verwerken, dan informeren we die klant zonder onnodige vertraging.
9. Jouw rechten
Je hebt de volgende rechten over je persoonsgegevens:
- InzageWeten welke gegevens we van je hebben.
- CorrectieOnjuiste gegevens laten aanpassen.
- VerwijderingJe gegevens laten wissen.
- BeperkingDe verwerking tijdelijk laten stoppen.
- OverdraagbaarheidJe gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
- BezwaarBezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Een verzoek stuur je naar ons e-mailadres. We reageren binnen een maand. Gaat het om gegevens die we voor een klantorganisatie verwerken, dan sturen we je verzoek door naar die organisatie, want zij beslist erover.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het natuurlijk graag eerst zelf.
10. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze dienstverlening of de wet verandert. Bovenaan staat altijd de datum van de laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen informeren we gebruikers van het platform per e-mail.